DELEGACIÓN INVERSA ¿QUIÉN CARGA CON EL MONO?

Empecemos definiendo ¿Qué es delegar? Musso (2005), indica que  delegar es una transferencia de tareas, funciones, atribuciones y autoridad, que se realiza entre una persona que ocupa un cargo superior, a un inferior jerárquico, que se desempeña en un campo más limitado.

Delegar, es una función que en la mayoría de veces, realizan las jefaturas, gerencias, en realidad cualquier persona que tenga personal a cargo, e incluso cuando se realizan trabajos grupales; delimitando funciones,  permitiendo que las organizaciones funcionen armónica y eficientemente.

Muchas veces, el delegar, provoca en nosotros ansiedad, preocupación y  sentimientos de deficiencia (la sensación de que se nos está quitando algo), pensando que nadie puede hacer las cosas tan bien como nosotros, buscamos encontrar el mínimo error, para asumir nuevamente la responsabilidad; sintiéndonos así indispensables. Asumiendo nuestras responsabilidades y las de otros, ocasionando la delegación inversa.

¿Qué es la delegación inversa? Empieza cuando el jefe además de delegar poco, comienza a ocuparse de las tareas o las decisiones, que corresponden a sus colaboradores (Negrón, 2007). ¿Cuáles son las consecuencias? En definitiva la relación entre jefe y su equipo de trabajo se verá afectada, existiendo dificultades en la toma de decisiones, retrasos, falta de involucramiento y de autonomía.  Así mismo, al tener las responsabilidades de su trabajo y la de sus colaboradores, el jefe lleva una mayor carga física y mental a cuestas.

Oncken y Wass (1974), en el artículo  ¿Quién tiene el mono? describen esta situación  a través  de los siguientes ejemplos: Imaginemos que el gerente  está caminando en el pasillo, cuando nota que uno de sus subalternos, viene a su encuentro.  Cuando los dos se encuentran, el subalterno saluda al gerente con: “Buenos días, por cierto, “tenemos un problema”,  Ud. verá…  mientras, continua, el gerente reconoce que este problema, tiene dos características en común, con todos los problemas que sus subalternos traen gratuitamente hacia él. Es  decir, el gerente sabe lo suficiente para involucrarse, sin embargo, no lo suficiente para tomar la decisión inmediata esperada. Finalmente el gerente indica: “Que bueno, que lo mencionas, estoy apurado ahora. Mientras tanto déjame pensarlo y te lo hago sabe, mi decisión”.

Inicialmente en la conversación, ¿En qué espalda estaba el mono? en la del subalterno. Después de la conversión ¿en qué espalda estaba? en la del gerente. La delegación inversa comienza, cuando el mono salta de la espalda del subalterno a la del gerente, y no termina hasta que el mono es devuelto a la espalda del dueño apropiado. Al aceptar el mono, el gerente voluntariamente asumió la posición de subalterno de su subalterno, haciendo dos cosas que el subalterno espera, que el gerente acepte la responsabilidad de la tarea y que el gerente se comprometa a informar del progreso.  El subalterno, para asegurarse que el gerente, no se olvide del problema, más tarde pasará por su oficina a preguntar el avance (Supervisándolo).

O imaginemos, por ejemplo, que al finalizar una reunión de trabajo con otro subalterno, el gerente se despide con la siguiente frase: “Bien, envíeme un correo al respecto”. Ahora el mono está en la espalda del subalterno, porque es él quien debe actuar, sin embargo, está listo para saltar. Hay que tener cuidado con ese mono. El Subalterno  escribe obedientemente el correo solicitado y lo envía. Poco después el gerente lo recibe y lo lee. ¿A quién le corresponde actuar ahora? Al gerente. Si no lo hace rápidamente, recibirá un recordatorio del subalterno. Cuanto más demore el gerente, más se frustrará el subalterno (estará sin saber qué hacer) y más culpable se sentirá el gerente (irá aumentando el tiempo, que deberá dedicar a actividades impuestas por sus subalternos).

Y así sus otros subalternos, siguen acudiendo a él para pedirle que los ayude, dejándole un mono cada uno. En los ejemplos anteriores vemos representadas, nuestras responsabilidades, problemas o toma de decisiones, en un mono, que fácilmente puede pasar de una espalda a otra, causando alivio y pesar indistintamente.

¿Cómo me deshago del mono?

Covey (1999), menciona: Delegar efectivamente depende de la relación de confianza entre el gerente y su subalterno. Para delegar efectivamente, los gerentes necesitan mantener un diálogo continuo con sus subalternos, un sistema de reporte y establecer una sociedad. Si los subalternos, tienen miedo de fracasar frente a sus jefes, se mantendrán buscando ayuda, en lugar de tomar la iniciativa. La gente prioriza sus actividades basándose en su urgencia e importancia. Muchos ejecutivos comentan que la mitad de su tiempo, se va en cosas que son URGENTES pero NO IMPORTANTES, están atrapados en un ciclo interminable de tratar con los monos de otras personas, pero son reacios a ayudar a esas personas a tomar su propia iniciativa. COMO RESULTADO, ESTARÁN DEMASIADO OCUPADOS PARA OCUPARSE DE LOS VERDADEROS GORILAS EN SU ORGANIZACIÓN.

La última frase de Covey es relevante, las personas de la alta dirección y/o jefaturas, cuentan con responsabilidades, las cuales si no son culminadas en el plazo establecido, pueden producir penalidades o pérdidas a las organizaciones. Es por ello,  la importancia, de los equipos multidisciplinarios de soporte. Un jefe que reta a sus colaboradores, los impulsa a desarrollar su potencial, y que a futuro, puedan resolver exitosamente situaciones similares.

Por ello, trabajemos a través del Empowerment,  que es el proceso, por el cual se les brinda autonomía a los empleados, basado en compartir con ellos información relevante, y brindarles el control sobre los factores que influyen en su desempeño laboral. Alles (2007).

Alisa Miniotaite (2016), menciona que a través de preguntas poderosas, podemos delegar eficazmente, sin cargar el mono.  Cuando un colaborador indica a su jefe/ gerente, si ¿revisó el correo del cliente?,  el gerente puede responder: No, ¿coméntame de que trata?, ¿qué sugieres?. Frente a esa intervención, ¿en qué espalda está el mono? regresa nuevamente a la del colaborador.

Cuando un colaborador solicita a su jefe/ gerente, que revise un reporte, el gerente puede preguntar: ¿Hay alguna parte (capítulo) que te preocupa? ¿Qué te preocupa? ¿Qué puedes hacer al respecto? ¿Dónde puedes encontrar la información que necesitas? ¿Con quién puedes revisar el estándar?, donde el mono nuevamente se encuentra en la espalda del colaborador.

Otro punto a considerar, es que en algunas organizaciones por aspectos relacionados con presupuestos, se busca recortar gastos. A través del análisis de puesto, se determinan las responsabilidades para cada trabajador. Sin embargo , por la coyuntura, eventualmente, se consignan responsabilidades extra para el puesto de trabajo, con el paso del tiempo, esas responsabilidades, se vuelven permanentes, y continúan añadiéndose nuevas, sobreexigiendo la capacidad del colaborador. Brindando monos ajenos, para un puesto de trabajo.  Al igual, que en los gerentes, esta saturación, repercute negativamente, en la vida y desempeño del trabajador.

En conclusión, es de vital importancia que los jefes, deleguen responsabilidades a sus colaboradores, a través del empowerment, sin abandonarlo. De tal manera, que la carga laboral para ambos, este de acuerdo a las responsabilidades de sus puestos de trabajo, sin cargar monos ajenos.

Más información:

https://hbr.org/1999/11/management-time-whos-got-the-monkey

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Autor: Pamela Franco

2 comentarios en “DELEGACIÓN INVERSA ¿QUIÉN CARGA CON EL MONO?”

  1. Interesante y real, de nuestro día a día. Hace poco luego de un taller noté que tenía muchas tareas urgentes, varias de ellas de origen no importantes, conclusión: no fueron delegadas a tiempo o simplemente las acepté sin mayor involucramiento en el tema… es importante antes de designar tener claramente mapeado que es poco importante y que es importante, eso sumado a un buen seguimiento de nuestras propias labores mejorará nuestra perfomance y dará oportunidad de crecimiento a colaboradores.

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    1. De acuerdo, Mario es importante establecer prioridades, y también devolver las responsabilidades a quien pertenecen , Gracias por tu aporte

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