Gestión del Tiempo

Gestión del tiempo: Reunionitis, Demasiadas reuniones en el trabajo

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Las reuniones son actividades en las que probablemente todos hemos participado, pueden ser diarias, semanales, etc., sin embargo, de todas las reuniones en las que participamos ¿cuáles son realmente productivas?

Un hecho de la vida real es que en la mayoría de organizaciones se está desarrollando la cultura de “reunionistis” realizando un exagerado número de reuniones. Siendo percibidas por muchos de los trabajadores como un suplicio o mejor dicho un castigo.

Heffernan (2016) menciona en un artículo del diario New York Times que: “El 15 por ciento del tiempo laboral de una organización se gasta en reuniones”. Un estudio por la empresa Fuze, refiere que en Estados Unidos se mantienen 11 millones de reuniones al día  compuestas por una sala de 11 personas, donde el país desperdicia más de 37.000 millones de dólares en reuniones improductivas.

Las reuniones son unos de los grandes ladrones de tiempo, así que el primer paso al momento de convocar una reunión es determinar si realmente es necesaria o existen otros medios para alcanzar el mismo objetivo.

¿Cómo ejecutar reuniones productivas? Algunos puntos a tomar en cuenta pueden ser los siguientes:

  1. Las reuniones deben tener un objetivo, tomar una decisión o generar una acción, si es informativa es mejor enviar un correo electrónico o un comunicado.
  2. Establecer una agenda para la reunión y compartirla con los participantes.
  3. Considerar que los participantes convocados a la reunión estén involucrados en el objetivo a desarrollar.
  4. Los participantes deben revisar los temas a tratar antes de participar en las mismas.
  5. Puntualidad, es de gran importancia realizar las reuniones a la hora establecida y respetando la duración que se planteó en la agenda, empezar una reunión tarde la retrasa. Tomar más tiempo del establecido, retrasa las actividades posteriores planteadas por los asistentes, haciendo así mismo genera que pierdan la atención e interés en la misma.
  6. Un punto que me permito añadir es que las reuniones sean dinámicas y participativas generalmente se produce un 80/20, el 20% de los participantes desarrollan un 80% de la reunión. Consideremos, que los trabajadores revisen sus redes sociales en una reunión puede ser un buen indicador para este punto.
  7. Establecer un acta con los acuerdos establecidos y compartirlos con los participantes.

Estas son algunas recomendaciones para desarrollar de manera más ágil las reuniones, sin embargo existen contextos y otras metodologías que nos permiten alcanzar objetivos, las cuáles no permiten la estructura mencionada.

Finalmente generar reuniones productivas es importante ya que cuidamos uno de los recursos más valiosos para los trabajadores, que él es tiempo; y del mismo modo para las empresas, al generar demasiadas reuniones se producen horas no productivas de trabajo y perdidas de dinero.

Referencias Bibliográficas:

  • J. Garriga (2010)Salve a su empresa del mal de la ‘reunionitis’

https://elpais.com/diario/2010/05/18/sociedad/1274133601_850215.html

  • Reunionitis: cómo hacer reuniones de trabajo más productivas                                                 https://www.youtube.com/watch?v=r9MHId8b86s

Acerca del Autor

Pamela Franco

Psicóloga, Facilitadora de la Metodología Lego Serious Play, Licenciataria Benziger, Traine Points of You, Acreditación en la metología Belbin de Roles de equipo, Facilitadora de Dinámica Grupales

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